DCE UVA RMF
DIRETÓRIO ACADÊMICO DOS ESTUDANTES UNIVERSITÁRIOS DA
UNIVERSIDADE ESTADUAL VALE DO ACARAÚ
NA REGIÃO METROPOLITANA DE FORTALEZA
Instituído nos termos da Lei Federal n.o 7.395, de 31 de outubro de 1985.
Dispõe sobre os órgãos de representação dos estudantes de nível superior.
http://wwwdiretoriodceuvarmf.blogspot.com/
PROTOCOLO n.o 117.176/2008.
Edital n.o. 297 de 29 de abril de 2008.
EMENTA: Fixa regras básicas para Redação Oficial no Diretório e adota o SISTEMA DE MEMORANDO INTERNO – SIMEIT, entre os organismo da gestão DCEUVARMF no ano de 2008.
O DCEUVARMF - DIRETÓRIO ACADÊMICO DOS ESTUDANTES UNIVERSITÁRIOS DA UNIVERSIDADE ESTADUAL VALE DO ACARAÚ NA REGIÃO METROPOLITANA DE FORTALEZA(entidade legalmente constituída conforme documentos de fls. 259/279 do Processo n.o. 23/2005 - Volume III - ANEXO XI - 11 – acostados no PA/PRDC/MPF n.o. 0.15.000.001517.2005.14) representada neste ato pelo seu Presidente CÉSAR AUGUSTO VENÂNCIO DA SILVA (de acordo e conforme o que consta na ata de posse encaminhada aos autos através do TERMO DE REQUERIMENTO/DECLARAÇÃO n.o. 047/2008 - http://wwwatadepossedce.blogspot.com/ - e às fls. 20/22 do Processo n.o. 23/2005 - Volume III - ANEXO XI - 11 -; e fls. 29/94 do Processo n.o. 255/2005 - ANEXO III - acostados no PA/ PRDC /MPF n.o. 0.15.000.001517.2005.14) in fine, devidamente fundamentado no ordenamento jurídico da REPÚBLICA, vem à público;
FAZ SABER AOS INTERESSADOS que doravante todos os expedientes entre às Secretarias do DCEUVARMF devem ser precedidos de MEMORANDO quando tratarem de interesses internos.
Memorando:
1 - Definição e Finalidade.
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.
2 - Forma e Estrutura.
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos
Do Aviso e Ofício:
3 - Definição e Finalidade.
Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.
4 - Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:
- nome do órgão ou setor;
- endereço postal;
- telefone e endereço de correio eletrônico.
5 - Forma de diagramação:
Os documentos do Padrão Ofícial devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;
d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares ("margem espelho");
e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;
f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;
g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;
h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;
i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;
j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;
n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;
o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:
tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo
Exemplos: "Of. 123 - relatório produtividade ano 2002"
6 - O Padrão Ofício:
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Para uniformizá-los, adotou-se uma diagramação única, que segue o padrão ofício.
Partes do documento no Padrão Ofício:
O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:
Exemplos:
Mem. 123/2002-TCE Aviso 123/2002-TCE Of. 123/2002-SG/TCE
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:
Exemplo:
Brasília, 15 de março de 1991.
c) assunto: resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do órgão em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.
e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
- introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: "Tenho a honra de", "Tenho o prazer de", "Cumpre-me informar que", empregue a forma direta;
- desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
- conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
- introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
"Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal."
ou
"Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1º de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste."
- desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.
f) fecho;
g) assinatura do autor da comunicação; e
h) identificação do signatário.
7 - GRAFIA DE NUMERAIS:
Os numerais são geralmente grafados com algarismos arábicos. Todavia, em algumas situações especiais é regra grafá-los, no texto, por extenso. Confira a seguir algumas dessas situações:
de zero a nove: três livros, quatro milhões;
dezenas redondas: trinta cadernos, setenta bilhões;
centenas redondas: trezentos mil, novecentos trilhões, seiscentas pessoas.
Em todos os casos, porém, só se usam palavras quando não há nada nas ordens ou nas classes inferiores (Exemplos: 14 mil, mas 14.200 e não 14 mil e duzentos; 247.320 e não 247 mil e trezentos e vinte).
Acima do milhar, no entanto, dois recursos são possíveis:
aproximação de número fracionário, como em 23,7 milhões;
desdobramento dos dois primeiros termos, como em 47 milhões e 642 mil.
As classes são separadas por pontos (Exemplos: 1.750 páginas), exceto no caso de ano (Exemplos: em 1750), de código postal (Exemplos: CEP 70342-070) e de especificação de caixa postal (Exemplos: 1011).
As frações são sempre indicadas por algarismos, exceto no caso de os dois elementos dela se situarem entre um e dez (Exemplos: dois terços, um quarto, mas 2/12, 5/11 etc.).
Já as porcentagens, essas são indicadas (exceto no início de frase) por algarismos, os quais são, por sua vez, sucedidos do símbolo próprio sem espaço: 86%, 135% etc.).
Os ordinais são grafados por extenso de primeiro a décimo, os demais devem ser representados de forma numérica: terceiro, quinto, mas 13º, 47º etc.
As quantias são grafadas por extenso de um a dez (seis centavos, nove milhões de francos) e com algarismos daí em diante (11 centavos, 51 milhões de francos). Porém, quando ocorrem frações, registra-se a quantia exclusivamente de forma numérica (US$ 325,60).
Os algarismos romanos são usados nos seguintes casos:
na designação de séculos: século XXI, século II a.C;
na designação de reis, de imperadores, de papas etc.: Felipe IV, Napoleão II, João XXIII;
na designação de grandes divisões das Forças Armadas: IV Distrito Naval, I Exército;
no nome de eventos repetidos periodicamente: IX Bienal de São Paulo, XII Copa do Mundo;
na especificação de dinastias: II dinastia, IV dinastia.
Em se tratando de horas (hora legal), recomenda-se o uso de algarismos arábico, seguido de abreviatura, sem espaço (Exemplos: 12h; das 13 às 18h30).
As datas devem ser grafadas por extenso, sem o numeral zero à esquerda. Exemplo: "4 de março de 1998, 1º de maio de 1998."
Na ementa, no preâmbulo, na primeira remissão e na cláusula de revogação a data do ato normativo deve ser grafada por extenso. Exemplo: Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Nas demais remissões, a citação deve ser feita de forma reduzida. Exemplo: Lei nº 8112, de 1990.
A identificação do ano não deve conter ponto entre a classe do milhar e a da centena.
Exemplo:
CERTO: 2005
ERRADO: 2.005
Convém que as décadas sejam grafadas em algarismos arábicos, e com a especificação do século, para que não haja ambigüidades: década de 1920; década de 1870.
O presente Edital é para ciência e adaptação, não se impõe como regra até que ato Resolutivo defina critérios técnicos mais apurados.
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César Augusto Venâncio da Silva
Matrícula 41;999/2005 - DCEUVARMF
Presidente da 4.a. PR CII DCEUVRMF-20089(TD 47/2008 – PRDC/MPF).
